Tutti i documenti in arrivo ed in partenza dal Comune sono protocollati, cioè registrati.
Questa funzione è organizzata in forma decentrata con punti di consegna e di protocollazione presso ogni settore di attività.
Presentare documenti
Chiunque voglia presentare un’istanza (o richiesta o documento) o consegnare della documentazione, può:
- spedirla al Comune, via posta o via email.
- portarla direttamente all’ufficio competente munito di una fotocopia, sulla quale verrà apposto un timbro di arrivo, qualora si desideri ottenere una ricevuta.
Nel caso in cui si voglia presentare più copie della stessa istanza (o richiesta o documento), destinate a diversi uffici/Assessori dell’Amministrazione, queste dovranno essere consegnate tutte all’ufficio Gestione informatica dei documenti e degli archivi con le stesse modalità sopra descritte.
Spedizione via e-mail
I documenti o richieste possono essere inviate anche via posta elettronica, ma solo le email provenienti da una casella di posta elettronica certificata (PEC) assumono valore formale e legale e pertanto creano un obbligo per l'ente.
Le richieste o istanze pervenute da un normale account di posta elettronica, non creano vincoli di alcun genere per l’ente, che può pertanto non procedere.
Posta Elettronica Certificata (PEC): protocollocert@comunedimonza.legalmail.it
(riservata a chi è titolare di altra casella di posta certificata. E-mail provenienti da caselle non certificate verranno respinte).
Ritirare atti
Presso la “Casa comunale”, all’interno dell’ufficio Gestione informatica dei documenti e degli archivi, è possibile ritirare:
- le notifiche depositate dagli Ufficiali Giudiziari del Tribunale di Monza (è necessario presentare il relativo avviso)
- i documenti di chi ha “eletto domicilio” presso la Segreteria del Comune.
Le notifiche depositate dai Messi comunali si ritirano invece presso l’Ufficio Messi, posto al piano terra del Palazzo Comunale.
Archivio
Presso l’ufficio Gestione informatica dei documenti e degli archivi è conservato l’Archivio di Deposito degli atti degli ultimi 40 anni.
La documentazione antecedente è invece conservata presso l’Archivio Storico, che conserva i documenti relativi alla storia della città di Monza dal 1458 al 1954.
Per consultare l’Archivio di Deposito occorre presentare la richiesta all'ufficio.
Le eventuali fotocopie di documenti d’archivio sono a pagamento.
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